La gestion d’un centre de formation professionnelle

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La gestion d’un organisme de formation qui demandait rigueur et précision de part ses multiples facettes (gestion commerciale, facturation, gestion financière et administrative) est devenu encore plus exigeante avec les dernières réformes et avec le Datadock . Désormais l’organisme doit gagner en qualité et le prouver. C’est pourquoi dès le départ il vaut mieux être bien équipé.

 logiciel de gestion de centre de formation

Planning des Formateurs

 

Il existe en France de très nombreux centres de formation. Beaucoup disposent d’un numéro de déclaration d’existence mais n’ont cependant que très peu d’activité formation réelle. Les dernières réformes sont déja bien réduit ce type d’organisme et la tendance risque fort de s’accroître. Et parmi ceux qui sont sont réellement des organismes de formation, encore faut-il distinguer différents types de centres de formation. On distinguera d’abord 2 grandes familles :

– Les centres de formation professionnelle  qui font de la formation continue :
– Les écoles ou les organismes qui font de la formation initiale.

ET pour certains qui doivent gérer les deux types la difficulté est encore plus importante.

De plus parmi les centres de formation professionnelle continue on distinguera encore 2 familles : Ceux qui font des formations courtes. Avec parmi ceux-ci les centres de formation internes à une entreprise, et ceux qui font des formations longues comme par souvent le font les organismes qui prodiguent des formations en alternance. Pour ces derniers, leurs mode de gestion est d’ailleurs souvent plus proches des organismes de formation initiale même si leurs activités relèvent bien de la formation professionnelle continue.
Donc, sous une appellation commune de « centres de formation » il y a des organisations multiples et autant de pratiques de gestion très différentes.

Les points communs des prestataires de formation


L’activité d’organisme de formation

Comme précisé ci-dessus, on distingue deux catégories de centres de formation plus une troisième qui sont les centres de formation qui ont les deux activités.(initiale ou alternance et formation continue). Si pour tous l’objet est bien d’être prestataire de formation, l’organisation de leurs stages impose des règles et des pratiques de gestion très différentes que ce soit dans la logistiques des stages, dans l’organisation pédagogique, dans les financements ou encore la facturation et les différents courriers et états à produire.

La gestion des centres de formation

Les deux types d’organismes doivent gérer des formateurs, des salles, du matériel et des stagiaires, des clients et éventuellement des payeurs . Les deux doivent facturer et les deux types de structure doivent élaborer le bilan pédagogique et financier des organismes dispensateur de formation professionnelle. Hélas, Le législateur a prévu un document unique pour les deux types de structure mais qu’en est-il  ? Et quel est l’ impact de ces différents types d’organisme de formation sur leur gestion ?
Dans touts les cas il conviendra de choisir avec la plus grande attention son logiciel de gestion pour son centre de formation.


Les différents modes de gestion pour les centres de formation:
La gestion a la session ou par classe.


Le mode de gestion d’un prestataire de formation

Pour les centres de formation professionnelle prodiguant des formations courtes on s’organise souvent autour de la session. On planifie des stages ou sessions sur lesquelles on inscrit un ou des clients (selon que les stages soit dits en Inter ou en Intra) et des stagiaires et on établira la facturation lorsque le session sera terminée. Pour les centres de formation initiales ou pour les organismes prodiguant des formations en alternance on planifie des classes ou des groupes sur lesquels on inscrira des stagiaires qui devront trouver une entreprise (Celles-ci deviendront les clients de l’organisme prestataire). Bien sur il existe bien d’autres cas et mode de gestion mais nous aborderons ceux-là. Il est donc nécessaire de disposer d’un outil de planification qui soit souple et réactif afin de répondre à tous ces cas de figure.

La planification des sessions de formation

Pour les centres de formation professionnelle continue, souvent les sessions sont de courte durée et sont planifiées en journées consécutives alors que pour un centre de formation initiale ou d’alternance on planifie des classes et un emploi du temps des intervenants ou formateurs, souvent reconductibles dans les matières et l’organisation par intermittence. La planification est donc très variable même si les professeurs, formateurs ou intervenants et moyens (salles , matériels) sont communs. La  planification peut donc revêtir de nombreuses facettes car elle sera très différente selon les activités des centres de formation.
La structure de l’organismes comportant différentes agences ou sites de formation implique un outil de gestion décentralisé et adapté. Le partage des plannings entre les formateurs, commerciaux, clients, gestionnaires, stagiaires… devient primordiale. Pour cela le WEB est d’un grand secours.

L’administration du centre de formation

Quel que soit la nature des formation on établira un contrat ou une convention. Pour un centre de formation professionnelle on convoquera les stagiaires (par courrier ou mail adressé soit au stagiaire soit à son responsable) alors que dans une école ou un centre de formation alternance on produira aux stagiaires un emploi du temps. La gestion des absences n’a pas toujours une importance capitale pour un centre de formation professionnelle alors que pour les formations longues, souvent la facturation en dépend. Dans tous les cas les attestations de présence (ou feuille d’émargement) signées par les stagiaires et le formateur à la demie journée signées  feront foi pour les payeurs et l’administration. Le centre de formation produira aussi des attestations (attention de préciser sur celles-ci les modalités d’évaluation des acquis de la formation) et des grilles d’évaluation (papier ou WEB, à froid ou à chaud) afin d’analyser la qualité et le ressenti de l’impact des formations. Pour la qualité, inutile de rappeler qu’un organisme se doit d’être inscrit sur le DATADOCK sous peine de ne pas être payé par les financeurs de la formation. (voir chapitre ci-dessous).

La Facturation des formations

Pour les organismes travaillant à la session les factures seront établies une foi la session terminée. Il est également possible d’émettre une facture (ou facture d’acompte) avant la formation mais attention de veiller à ne pas encaisser plus que la part autorisée avant la formation (30%). Pour les formations dites « en alternance » ou les formation initiales les factures seront souvent établies par périodes (hebdomadaire, mensuelles ou trimestrielle..) et prendront en compte les absences. La facturation devient quelquefois s’avérer complexe lorsque de multiples prises en charge concerne un même stagiaire, ou lorsque la session combine différents  tarifs ou mode de tarification suivant les clients et les payeurs.  L’outil de gestion d’un organisme doit donc offrir une palette importante de fonctionnalités au niveau de la facturation et doit apporter une certaine souplesse tout en respectant la nouvelle législation fiscale entrée en vigueur au 1/1/2018 imposant de ne plus pouvoir modifier un document de vente une fois qu’il a été établi.

Le recyclage et les heures de travail des formateurs

Certaines formations sont soumises à recyclages (C’est souvent le cas dans le domaine de la sécurité) tant pour les formateurs que pour les stagiaires. Si les prestataire n’a pas d’obligation à informer le stagiaire ou le client d’une habilitation arrivant à échéance, ce service sera très apprécié commercialement par les clients de l’organisme.

Le choix d’un logiciel de gestion 

Compte tenu de toutes les problématiques et lourdeurs évoquées ci-dessous sans oublier la rentabilité que se doit d’avoir toute entreprise, la gestion d’un centre de formation nécessite un outil performant, adapté et souple.

Le bilan pédagogique et financier des organismes dispensateurs de formation professionnelle
Veillez à anticiper le bilan pédagogique et financier car sous un aspect simpliste il cache de nombreuses questions et interrogations. N’hésitez pas à questionner la DIRRECTE de votre région. Selon les régions, elles organisent chaque année des sessions gratuites de formation et/ou d’information pour les nouveaux détenteurs d’un numéro de déclaration d’existence en tant qu’organisme de formation.. Ces réunions vous apporteront les réponses à de très nombreuses questions organisationnelles, administratives, juridiques ou financières.

 

L’inscription sur le DATADOCK

La loi du 5 mars 2014 impose aux financeurs (OPCA, FONGECIF…)de la formation d’assurer le suivi et le contrôle de la qualité des prestataires de formation à travers 6 critères bien définis. Les financeurs ont donc décidé de référencer les prestataires sur le datadock par le biais de 21 indicateurs. Attention d ne pas omettre ou négliger cette inscription faute de quoi les financeurs rejetterons les dossiers de financement qui leur seront présentés.

Les clients
Dans le cas d’un centre de formation initiale ou par alternance, le contact s’établit d’abord par l’élève qui choisit son école et qui trouve ensuite l’entreprise qui l’embauchera  et règlera (en direct ou par le biais de son OPCA) l’organisme . Dans le cas d’un centre de formation professionnelle continue, le contact est l’entreprise cliente. Ceci change la donne au niveau de la gestion commerciale.

Les payeurs ou financeurs de la formation professionnelle
Là encore les écarts sont importants. Pour les formations initiales ou en alternance les payeurs sont souvent le pôle emploi ou la région ou encore les OPCA (par le biais des entreprises). Les financeurs peuvent être multiples alors que dans le cas de formation délivrées directement aux entreprises les financeurs sont l’OPCA et/ou l’entreprise. Attention lorsque vous créez votre centre de formation d’anticiper ces mode de paiements par les organismes. Ceci engendre souvent des délais plus longs que prévus. En effet dans cette relation tripartite, l’organisme de formation se retrouve souvent coincé entre le marteau et l’enclume. D’un côté le client lui dira avoir effectué les démarches (dans les délais ) et de l’autre l’OPCA lui dira soit qu’il manque des documents soit qu’ils sont arrivés trop tard. Impossible pour l’organisme de vérifier. Heureusement ce n’est pas toujours le cas. Comme indiqué plus haut n’omzttez pas l’inscription due le datadock.


Attention aux écueils pour choisir son logiciel de gestion de la formation

Penser qu’un logiciel de gestion de formation va tout régler est un erreur. Certains logiciels gèrent très bien les sessions courtes et moins bien, voir pas du tout, les sessions longues ou inversement. Il faut donc choisir son produit en fonction de son mode de fonctionnement avant tout. Méfiez vous des logiciels qui font soit disant tout très bien. Etudier d’abord la planification Elle est souvent révélatrice des lacunes d’un logiciel. Le planning étant souvent le point de départ. Optez pour un produit qui soit  souple et très paramétrable. Bien sur les éditions et documents doivent être paramétrables mais attention certains éditeurs disent que leurs éditions sont paramétrables mais omettent de préciser qu’il faut à chaque fois s’adresser à eux pour modifier quoi que ce soit. Choisissez un logiciel de formation pour lequel vous avez la possibilité de tout paramétrer vous-même. choisissez aussi un logiciel vous offrant des possibilités de paramétrage de zones de champs ou écrans car au cours de la vie d’un organisme de formation nombre de choses évoluent et vous pouvez demain avoir besoin de nouvelles données. Or si celles-ci ne sont pas prévues ou paramétrables, des détails peuvent vite devenir un point d’écueil. Si vous équipez un centre interne à une entreprise, vérifiez que celui-ci travaille en harmonie totale avec la gestion du plan de formation. L’une des meilleure méthode pour éviter les erreurs consiste sans doute à vérifier les références de l’éditeur. Si d’autres centres de formation de même activité  se sont équipés, elles ont probablement fait le même parcours que vous et ont déjà essuyé les plâtres !.Alors si vous connaissez des organismes contents de leur éditeur, c’est déjà la meilleure vérification. Vérifiez aussi la longévité du produit et l’utilisation chez les clients. Et bien sur le tarif. Mais n’achetez pas un logiciel pour son tarif. Nombre de centres de formation ont acheté un produit pas cher mais qu’il n’ont jamais pu utiliser et mettre en pratique. Par contre une bonne informatisation de son centre de formation est un véritable levier pour l’activité et le CA.
L’administration et la gestion d’un centre de formation sont très lourdes. Si vous voulez développez votre organisme, une informatisation sera inévitable. Non seulement vous gagnerez du temps mais aussi de l’efficacité. Et vos clients ne vous en seront que plus reconnaissant.Pour traiter toutes ces problématiques découvrez notre logiciel de gestion d’organisme de formation

 

logiciel de gestion d’un centre de formation professionnelle

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Gestion d'organisme de formation
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