La gestion du plan de formation

Home/THEMATIQUES/La gestion du plan de formation

exemple de plan de formation

 

Le plan de formation : Un atout important pour la DRH

 

Très longtemps perçue comme une charge obligatoire supplémentaire, la gestion du plan de formation est devenue au fil des années une alliée et un outil indispensable aux DRH et directeurs d’entreprises. A tel point que le ratio formation / masse salariale est un indicateur clef de la gestion des ressources Humaines dans une entreprise. Tellement clef que celui ci constitue un argument de poids pour une entreprise désireuse de s’attirer les faveurs de certains jeunes talents, cadres ou techniciens de haut niveau.

Au fil des ans, la gestion du plan de formation est passé par diverses étapes : L’ère de la récompense ou envoyer une personne en formation était une reconnaissance ou une gratitude accordée aux personnels méritants, l’ère ou « du moment que l’on paye autant consommer », et enfin le moment ou la formation est devenue un outil de promotion économique et sociale.
Comment gérer efficacement les carrières sans y intégrer la formation ? A quoi bon gérer les compétences et identifier les manques sans formation pour y remédier ? Pourquoi ne pas mettre en avant la formation pour permettre à un salarié de projeter ses évolutions de carrière. La France a été en la matière pionnière dans l’obligation de formation. Certes les contraintes de gestion sont lourdes, mais l’impact des différentes réformes est bien réel. Dernière réforme importante en date : Le CPF (Compteur personnel de Formation) et tout ce qu’il a engendré (transmissible d’une entreprise à l’autre).
Désormais, il convient de consulter et d’écouter la salarié. Celui-ci est devenu acteur de son propre parcours. La formation n’est plus ce phénomène de masse dans l’entreprise (ex: comme à l’époque ou l’on formait l’ensemble du personnel à la bureautique). elle est individualisée et ceci remet en cause bien des pratiques et des coutumes.
<style= »text-align: center; »>
Attention aux écueils

Le recueil des souhaits et des besoins

La coutume Française en matière de gestion du plan de formation voulait que le supérieur hiérarchique décide des formations à proposer voir à imposer à ses subordonnées. Désormais, le salarié à un droit à la formation. (voir plus de précisions sur http://www.orientation-pour-tous.fr/Droit-individuel-a-la-formation,463.html  ceci représente un quota non négligeable de formation mis à disposition du salarié. Les pratiques en matière de gestion du plan de formation ont et doivent donc s’adapter. En effet nombre de PME ne pratiquent encore pas, peu ou mal les entretiens d’évaluations. Les seuls entretiens entre la DRH (souvent le patron) et les salariés se limitant aux demandes d’augmentation. Cette loi sur la formation professionnelle induit qu’entreprises et salariés doivent se concerter. Ce qui suppose que les entreprises (qui ne l’avaient pas encore fait) doivent mettre en place les entretiens professionnels. Ceci suppose aussi que les DRH et responsables de formation doivent mettre en place des outils pour recueillir et gérer ces informations. Outre le fait d’informer le salarié de ses droits, il faut aussi lui donner la visibilité sur ses informations et ses potentialités.

 

L’élaboration du plan de formation

Lorsque les demandes ont été remontées, le responsable de formation élabore un plan de formation qui sera présenté aux partenaires sociaux. Ce plan servira également de garde fou pour surveiller ses budgets. Les arbitrages sont souvent délicats car le responsable doit prendre en compte le droit individuel, le respect des budgets, l’équité sociale, et en plus les besoins à venir en compétences de l’entreprise. Le responsable de formation touche tous les services, toutes les catégories sociales, toutes les activités. Il est l’interface entre la direction et/ou la DRH et les services Il doit donc se livrer à un véritable numéro d’équilibriste.De plus les plans de formation comportent de très nombreux indicateurs (Répartition des formations par site, CSP, sexe, Age….Formations prévues et réalisées, etc…) Le responsable formation doit donc veiller à une certaine équité tout en gardant en ligne de mire le respect de ses budgets.

Un outil de gestion de formation devient vite indispensable lorsque l’effectif de la société atteint un certain volume. Et à ceux qui pensent qu’un outil de gestion de formation est superflu, je répond qu’un responsable formation gère au minimum 1,5% de la masse salariale (5 à 6 % voir plus n’étant pas rare) Ce qui constitue souvent autant que le budget d’un service auquel on aura attribuer de véritables moyens de gestion. Les logiciels de gestion du plan de formation sont d’ailleurs maintenant plus que de simples outils de gestion ils sont devenus de véritables outil de simulation et d’anticipation imbriqués ou non à la gestion de compétences et à la gestion des entretiens professionnels.

 

Le respect des réglementations sur la RH

La réglementation sur la formation à beaucoup évolué ces dernières années. Les accords de branche et accords d’entreprises sont venus complétés ces dispositifs. Il convient donc d’être parfaitement informé de la législation en vigueur dans son entreprise.

Le suivi du plan de formation

 

La gestion du plan de formation au quotidien

La encore le travail est lourd. Entre organiser la planification avec les organismes et la disponibilité les équipes, la gestion administrative des sessions, (convocations, conventions, devis, factures…) et le suivi financier tout en gardant encore une fois à l’esprit les prévisions tant sociales que budgétaires, le responsable formation doit être parfaitement organisé pour ne pas déraper de ses prévisions. La gestion du plan de formation doit donc être prospective au moment d’élaborer le plan mais implique rigueur et précision au quotidien.

L’accès permanent pour les salariés aux demandes de formation

Le responsable de formation doit aussi prendre en compte l’imprévu : Adapter le personnel à de nouvelles techniques en cours d’année, palier aux omissions des chefs de service (pour les recyclages par exemple ou les permis de conduire (caces, fimo…). Plus le travail de recensement des souhaits aura été précis et plus la gestion quotidienne sera simplifiée (par exemple si vous avez demandé aux chefs de service les périodes les plus favorables à la formation, il sera d’autant plus aisé de libérer les individus).

L’utilisation d’un logiciel de gestion du plan de formation

La formation est un puissant outil de promotion sociale. Outre toutes les qualités d’organisation et de rigueur administrative et budgétaire, le responsable formation doit être un habile négociateur afin de défendre son budget mais aussi de gérer les refus et/ou les attentes de chefs de service, comme des salariés ou bien sur du DRH. L’ouverture doit être omniprésente. Il est bon que les salariés pour pouvoir se positionner dans l’entreprise connaissent les moyens dont ils disposent pour atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés. Par exemple un salarié qui postule à un emploi pourra visualiser ses manques et doit pourvoir matérialiser les palliatifs avec le catalogue de formation.En résumé si la gestion du plan de formation est le complément indispensable de la compétitivité dans l’entreprise, elle est aussi le déclencheur de l’épanouissement professionnel et garante du climat social, elle se doit d’être parfaitement gérer tant que le plan humain que sur le plan administratif ou financier.
Démonstration
 
Vous souhaitez avoir plus
d’informations ou une
démonstration ?

Contactez-nous
close-link
Démonstration