La gestion d'un centre de formation

Il existe en France de très nombreux centres de formation. Beaucoup sont déclarés en tant que tel (disposant d'un numéro de déclaration d'existence) et n'ont cependant pas ou très peu d'activités formation réelles. Et parmi ceux qui sont réellement des organismes de formation, encore faut-il distinguer deux types de centres de formation.
Les centres de formation professionnelle  qui font de la formation continue
Les écoles ou les organismes qui font de la formation initiale.
Et parmi les centres de formation professionnelle continue deux catégories se détachent : les organismes qui font de la formation courte et ceux qui font des formations longues comme par exemple les organismes de formation en alternance.. Ces derniers se trouvent d'ailleurs souvent plus proches des centres de formation initiale même si leurs activités relève de la formation professionnelle continue.
Comme on le voit, sous une appellation identique de "centres de formation" il y a des structures et des organisations très différentes.

L'activité
Comme précisé plus haut, il y a donc deux catégories de centres de formation plus une troisième qui sont les centres de formation qui ont les deux activités.(formation initiale ou alternance et formation continue). Si les deux font de la formation, leur gestion est cependant très différente.
La gestion des centres de formation
Les deux types d'organismes doivent gérer des formateurs, des salles, du matériel et des stagiaires et éventuellement des clients. Les deux doivent facturer et les deux types de structure doivent élaborer le bilan pédagogique et financier des organismes dispensateur de formation professionnelle. Hélas, Le législateur a prévu un document unique pour les deux types de structure mais qu'en est-il  ?
 

L'administration
Dans les deux cas on établira une convention. Dans le cas d'un centre de formation professionnelle on convoquera les stagiaires alors que pour les écoles et centres de formation alternance on remettra un emploi du temps aux élèves. La gestion des absences n'a pas toujours une importance capitale pour un centre de formation professionnelle alors qu'elle devient impérative pour les autres organismes. En effet leur facturation en dépend.

La Facturation
Dans le cas d'un travail à la session la ou les factures seront établies en fin de session. Dans le cas de formation en alternance ou de formation initiales les factures seront des facturation périodiques d'heures réalisées (D'où la nécessité de bien gérer les absences).

Le bilan pédagogique et financier des organismes dispensateurs de formation professionnelle
Pensez à anticiper le bilan pédagogique et financier car sous un aspect simpliste il cache de nombreuses questions et interrogations. Pensez à questionner la Direction Départementale du Travail de l'Emploi et de la Formation Professionnelle de votre région. Les DDTEFP organise chaque année des sessions gratuites de formation et/ou d'information sur le bilan pédagogique et financier. Ces réunions vous apporteront les réponses à de très nombreuses questions organisationnelles, administratives, juridiques ou financières

Les clients
Dans le cas d'un centre de formation initiale ou par alternance, le contact s'établit d'abord par l'élève qui choisit son école et qui trouve ensuite l'entreprise qui l'embauchera  et règlera (en direct ou par le biais de son OPCA) l'organisme . Dans le cas d'un centre de formation professionnelle continue, le contact est l'entreprise cliente.

Les payeurs ou financeurs de la formation professionnelle
Là encore les écarts sont importants. Pour les formations initiales ou en alternance les payeurs sont souvent les ASSEDIC ou la région ou encore les OPCA (par le biais des entreprises). Les financeurs peuvent être multiples alors que dans le cas de formation délivrées directement aux entreprises les financeurs sont l'OPCA et/ou l'entreprise

Pour les organismes de formation qui pratiquent les deux types de prestation, il conviendra de bien identifier les priorités car inévitablement il faudra accorder quelques concessions pour s'adapter au logiciel. Méfiez vous des produits qui font soit disant tout très bien. Commencez par bien étudier la planification. Elle résume souvent le potentiel du logiciel.et l'optimisation que ce logiciel vous apportera

Choisissez un produit qui soit très souple et très facilement paramétrable. Bien sur les éditions et documents doivent être paramétrables mais attention certains éditeurs disent que leurs éditions sont paramétrables mais omettent de préciser qu'il faut à chaque fois s'adresser à eux pour le faire. Choisissez un logiciel pour lequel vous avez la possibilité de tout paramétrer vous-même. choisissez aussi un logiciel vous offrant des possibilités de paramétrage de zones de champs ou écrans car au cours de la vie d'un organisme de formation nombre de choses évoluent et vous pouvez demain avoir besoin de nouvelles données. Or si celles-ci ne sont pas prévues ou paramétrables, des détails peuvent vite devenir un point d'écueil.

L'un des meilleures méthode pour éviter les erreurs consiste sans doute à vérifier les références de l'éditeur. Si d'autres centres de formation de m^me activité  se sont équipés, elles ont probablement fait le même parcours que vous. Vérifiez aussi la longévité du produit et de l'utilisation chez les clients. Par contre une bonne informatisation de son centre de formation est un véritable levier pour l'activité et le CA. La gestion et l'administration d'un centre de formation sont très lourdes. Si vous voulez développez votre organisme, une informatisation sera inévitable. Non seulement vous gagnerez du temps mais aussi de l'efficacité. Et vos clients ne vous en seront que plus reconnaissant.